Hơn 600 khách hàng và 5.000 không gian làm việc trực tuyến sau một năm là thành tựu đầy cảm hứng, thúc đẩy GapoWork theo đuổi ước mơ giải bài toán kết nối cho doanh nghiệp Việt.

Dịch Covid-19 đã tác động rất lớn đến cách vận hành của các doanh nghiệp. Việc phải làm việc từ xa yêu cầu doanh nghiệp phải có các công cụ giúp nhân sự giao tiếp và kết nối với nhau hiệu quả hơn. Tập toàn G-Group (đơn vị chủ quản của Gapo và GapoWork) cũng không đứng ngoài bài toán đó. Tình thế này buộc doanh nghiệp phải lựa chọn trả phí 40.000 USD/tháng để sử dụng nền tảng nước ngoài hoặc tìm giải pháp mới.

Rất nhanh chóng, với lợi thế về công nghệ, GapoWork ra đời nhằm đáp ứng chính xác nhu cầu giao tiếp của G-Group. Sau một năm, sản phẩm đã được hơn 600 doanh nghiệp trên cả nước sử dụng. Hành trình đó trở thành một trong những câu chuyện truyền cảm hứng mạnh mẽ cho startup Việt.

Sau một năm ra mắt GapoWork, Zing có cuộc trao đổi với Giám đốc Điều hành Hà Trung Kiên và Giám đốc Công nghệ Chu Đức Minh để hiểu rõ hơn về hành trình phát triển nền tảng này.

– Thưa ông Minh, là người phụ trách chính về mặt phát triển công nghệ cho GapoWork, ông có thể chia sẻ về ý tưởng tạo nên nền tảng này?

– Ở thời điểm đó, với kinh nghiệm xây dựng mạng xã hội Gapo, chúng tôi quyết định phát triển GapoWork trong giai đoạn đầu trở thành một “digital workplace” với các tính năng đảm bảo việc giao tiếp và làm việc từ xa: Chat, nhóm chat, tường cá nhân, nhóm chung và thông báo toàn tổ chức. Việc ứng dụng thành công “văn phòng số” GapoWork trong hoạt động vận hành của G-Group là bước đà để chúng tôi quyết định phát triển thêm tính năng và thương mại hóa sản phẩm vào tháng 6/2021.

– Thưa ông Kiên, trên cương vị của một CEO, điều gì khiến ông tin các doanh nghiệp Việt Nam sẽ cần GapoWork khi chúng ta đã có Teams, Workplace hay Facebook, Telegram?

– Internet chính thức xuất hiện tại Việt Nam năm 1997, điều này đồng nghĩa các doanh nghiệp mới có khoảng 25 năm tiếp cận công nghệ. Là một trong số quốc gia có tốc độ phổ cập Internet nhanh nhất thế giới, song không thể phủ định mức độ tiếp cận của các doanh nghiệp Việt với hệ thống quản trị thông tin và giao tiếp trên môi trường trực tuyến là không đồng đều.

Theo quan sát của chúng tôi, phần lớn doanh nghiệp trong nước vẫn lựa chọn các giải pháp giao tiếp rất “bản năng” và chưa có hệ thống. Họ chưa thực sự có tư duy về việc xây dựng một môi trường làm việc trên nền tảng số, “chiếu xạ” các hoạt động vận hành thường ngày ở thế giới vật lý.

Sứ mệnh của GapoWork là tạo ra một nền tảng giúp các doanh nghiệp làm quen với “digital workplace”, dần hoàn thiện môi trường làm việc có sự góp mặt của công nghệ. Chính điều này đã giúp chúng tôi tin vào chỗ đứng sản phẩm có thể tạo dựng được trên thị trường.

– 623 doanh nghiệp cùng tổ chức sáng tạo đang sử dụng, 5.013 không gian làm việc, 71% nhân viên hoạt động tích cực trong ngày, 300.000 người dùng tích cực mỗi tháng và 3 giờ hoạt động trung bình trên ứng dụng là những con số biết nói. Để đạt được thành công như vậy, GapoWork đã trải qua những thách thức gì?

– Khó khăn đầu tiên tới từ tham vọng của người GapoWork. Tại thời điểm sản phẩm mới ra mắt thị trường vào tháng 5/2021, chúng tôi đặt mục tiêu cuối năm đạt 1 triệu người dùng. Con số này là thách thức lớn với mọi doanh nghiệp, không riêng các đơn vị khởi nghiệp. Song, với những gì làm được, chúng tôi có niềm tin và cơ sở để đặt ra mục tiêu ấy.

Thách thức tiếp theo là 90% doanh nghiệp tại Việt Nam thuộc nhóm SMEs, vốn chưa coi xây dựng văn hóa hay gắn kết mọi người là gốc rễ cho sự phát triển. Các doanh nghiệp này cũng chưa từng có khái niệm về “digital workplace”. Ưu tiên của họ là một giải pháp quản trị tổng thể hoặc quản lý luồng công việc. Một mặt, GapoWork phải tổ chức các sự kiện thúc đẩy nhận thức trong cộng đồng, truyền thông giúp các doanh nghiệp hiểu được giá trị của một “digital workplace” hợp nhất các chức năng. Mặt khác, chúng tôi phải mở rộng các tính năng quản trị công việc để đáp ứng nhu cầu.

– GapoWork phát triển cùng lúc hơn 20 tính năng lõi của một “digital workplace” phục vụ giao tiếp và quản lý công việc cho các doanh nghiệp. GapoWork có triết lý chung nào để phát triển bộ tính năng này, thưa ông Minh?

– Chúng tôi nhận định mọi hoạt động trong doanh nghiệp, dù ở lĩnh vực nào, quy mô ra sao, mục tiêu hướng đến cái gì… đều bắt nguồn từ các nhóm cộng tác với trọng tâm là giao tiếp và trao đổi. Vì vậy, đội ngũ GapoWork tập trung phát triển loạt tính năng xoay quanh những cuộc hội thoại (hành vi chat, gọi, đăng bài trong nhóm, bình luận), sau đó mở rộng ra quản trị công việc.

Thực tế, để hỗ trợ làm việc trực tuyến, hiện nay, trên thị trường có nhiều công cụ giải quyết các nhu cầu giao tiếp đơn lẻ như chat, gọi, họp, task… Còn với GapoWork, chúng tôi muốn xây dựng một nền tảng công nghệ hoàn thiện, hợp nhất được phần lớn các nghiệp vụ này.

Xác định GapoWork là một “digital workplace”, chúng tôi cũng mở rộng việc tích hợp API với các phần mềm nghiệp vụ khác mà doanh nghiệp đã quen sử dụng: Nhân sự, kế toán, bán hàng… Nói chung, mong muốn của chúng tôi là mọi người sáng tới cơ quan chỉ cần vào GapoWork để làm việc.

Cũng với triết lý đó, UX/UI của GapoWork luôn hướng tới sự tinh gọn, giúp khách hàng không cần tốn thời gian và nguồn lực để đào tạo nhân sự sử dụng. Với GapoWork, nhà lãnh đạo chỉ mất khoảng 2 tuần để xây dựng không gian chung cho các thành viên trao đổi công việc, chia sẻ kinh nghiệm và tổ chức sự kiện nội bộ.

– Với bộ tính năng hiệu quả trên, là một CEO, ông Kiên nhận thấy GapoWork đã giúp các doanh nghiệp giải quyết những bài toán khó nào?

– Lợi ích thiết thực nhất của GapoWork là cung cấp một công cụ sẵn sàng, ngay lập tức để: Giao tiếp và trao đổi công việc; giao việc, phản hồi và báo cáo; chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và ý tưởng; quản trị thông tin. Tôi cho rằng nếu tận dụng tốt, sản phẩm này còn mang lại nhiều giá trị hơn thế. Cụ thể, các doanh nghiệp có thể xây dựng một “văn phòng số”, cộng đồng trực tuyến cho riêng mình. Khi tổ chức giao tiếp được thông suốt, liền mạch, đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả, doanh nghiệp tự khắc có thể thúc đẩy năng suất lao động, tăng cường gắn kết, hợp tác và phát triển văn hóa nội bộ.

– GapoWork không chỉ mang đến công cụ mới, mà còn là “tư duy làm việc, quản trị mới” cho doanh nghiệp Việt. Ông Kiên nghĩ gì về nhận định này?

– Trước hết, chúng tôi cung cấp công cụ. Sau đó, với sự linh hoạt của sản phẩm, những doanh nghiệp đã có tư duy tổ chức giao tiếp trực tuyến có thể triển khai tốt hơn. Những doanh nghiệp chưa hình thành tư duy này được thúc đẩy để dành sự quan tâm đúng mực tới hoạt động giao tiếp và cộng tác trong đội ngũ.

– Làm startup, sáng tạo nên những sản phẩm cạnh tranh với các “gã khổng lồ” trên toàn cầu là thách thức lớn. Trên cương vị một CEO, theo ông Kiên, điều gì giúp những con người của GapoWork vượt qua khó khăn và gắn bó với công ty?

– Tôi luôn có niềm tin mãnh liệt vào đội ngũ của mình, bởi con người luôn là yếu tố đứng sau mọi thành công hay thất bại. Khi tất cả thực sự “kết nối” vì mục tiêu chung, chắc chắn mọi khó khăn sẽ dễ dàng vượt qua.

Chúng tôi ứng dụng GapoWork triệt để xây dựng công ty. Ngay trên nền tảng này, chúng tôi tạo những nhóm chia sẻ nhiều câu chuyện, đánh giá của khách hàng tới toàn thể đội ngũ để củng cố niềm tin vào các giá trị sản phẩm. Trong các nhóm chat, mọi người thường xuyên tổ chức những cuộc họp qua zoom để cùng tư duy giải pháp cho khách hàng. Tất cả giúp chúng tôi kiên định đi theo con đường đã chọn.

– “Make in Việt Nam” là giấc mơ lớn và lãng mạn của startup Việt. Theo đuổi giấc mơ này, ông nghĩ GapoWork sẽ có thể “xuất khẩu” đến doanh nghiệp nước ngoài và toàn cầu không?

– Ngay từ đầu chúng tôi xác định GapoWork không bị giới hạn bởi đường biên giới quốc gia nào. Nền móng vững chãi và những bước đi đầu tiên ở thị trường Việt Nam càng củng cố niềm tin đó.

– Trải qua một năm phát triển “thần tốc”, chắc chắn GapoWork sẽ không dừng lại. Kế hoạch của đội ngũ GapoWork trong thời gian tới là gì?

– Thị trường Việt Nam có khoảng hơn 800.000 doanh nghiệp đang hoạt động, trong đó 94% ở quy mô nhỏ và siêu nhỏ. Trong thời gian tới, GapoWork sẽ tập trung phát triển nhóm tính năng hỗ trợ cải thiện hiệu suất cho doanh nghiệp SMEs. Chúng tôi đã và đang trong lộ trình tích hợp với những sản phẩm công nghệ hàng đầu thế giới như Zoom, Asana, Jira, Clickup, Trello…

Với những tổ chức và doanh nghiệp quy mô lớn, GapoWork sẽ lấy trọng tâm là công nghệ bảo mật đặc biệt: Chat mã hóa end-to-end, kiểm soát truy cập và download các tệp đính kèm, mã hóa toàn bộ thông tin on-disk… Dự tính trong tháng 9, GapoWork sẽ nhận ISO27001 – một trong những chứng chỉ uy tín về bảo mật hiện nay.

Đây mới chỉ là những bước đầu tiên trên hành trình phát triển của GapoWork. Chúng tôi sẽ kiên định theo đuổi mục tiêu, nỗ lực phát triển năng lực công nghệ, tăng cường hiểu biết về khách hàng để hiện thực hóa ước mơ cùng hàng trăm nghìn doanh nghiệp Việt kiến tạo mô hình doanh nghiệp kết nối.